>Halo Sohib EditorOnline, apakah kamu seringkali mengalami kesulitan saat menyusun teks prosedur? Teks prosedur merupakan teks yang berisi langkah-langkah atau tahapan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Penyusunan teks prosedur yang baik dapat membantu proses bisnis atau aktivitas sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien. Berikut ini adalah 20 langkah untuk menyusun teks prosedur yang dapat membantumu meraih kesuksesan.
1. Tentukan Tujuan Teks Prosedur
Sebelum menyusun teks prosedur, kamu harus menentukan tujuan teks prosedur terlebih dahulu. Apa yang ingin dicapai dari prosedur tersebut? Misalnya, apakah tujuan prosedur tersebut adalah untuk meningkatkan efisiensi penggunaan waktu di kantor?
Jika kamu telah menentukan tujuan teks prosedur, maka kamu dapat memulai langkah-langkah berikutnya.
2. Definisikan Kategori Prosedur
Setelah menentukan tujuan teks prosedur, sekarang kamu harus menentukan kategori prosedur. Apakah prosedur tersebut merupakan prosedur operasional, prosedur administratif, atau prosedur keamanan? Kategori prosedur akan mempengaruhi bagaimana prosedur dijalankan.
Contohnya, prosedur operasional biasanya lebih terfokus pada produksi produk, sementara prosedur administratif biasanya lebih terfokus pada dokumen dan administrasi kantor.
3. Rancang Susunan Teks Prosedur
Sebelum mulai menulis teks prosedur, kamu harus merancang susunan teks prosedur terlebih dahulu. Susunan ini harus memperlihatkan bagaimana prosedur dilakukan secara keseluruhan.
Contohnya, susunan teks prosedur untuk proses wawancara karyawan dapat dimulai dari penyusunan daftar pertanyaan wawancara, lalu melakukan wawancara, dan terakhir membuat laporan wawancara.
4. Buat Daftar Bahan yang Diperlukan
Sebelum memulai prosedur, kamu harus menetapkan daftar bahan yang diperlukan. Bahan dapat meliputi peralatan, bahan baku, atau dokumen.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengolahan data di kantor, kamu harus menentukan bahan seperti komputer, aplikasi pengolah data, dan arsip data.
5. Tentukan Spesifikasi Bahan
Setelah menentukan daftar bahan, kamu harus menentukan spesifikasi bahan yang diperlukan. Spesifikasi bahan dapat meliputi ukuran, kapasitas, atau jenis.
Contohnya, jika bahan yang diperlukan adalah komputer, maka spesifikasi yang harus ditentukan adalah ukuran layar, kapasitas RAM, dan jenis sistem operasi.
6. Tetapkan Jumlah Bahan yang Diperlukan
Setelah menetapkan daftar bahan dan spesifikasi, kamu harus menentukan jumlah bahan yang diperlukan. Jumlah bahan yang diperlukan dapat menjadi faktor penting dalam pembuatan anggaran.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur produksi suatu produk, maka kamu harus menentukan berapa banyak bahan baku yang diperlukan untuk menghasilkan produk tersebut.
7. Buat Daftar Langkah Proses
Setelah menetapkan bahan, kamu harus membuat daftar langkah proses. Langkah ini harus berurutan dan logis untuk mencapai tujuan dari prosedur.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengelolaan gudang, maka kamu harus menentukan langkah-langkah seperti menerima barang, memeriksa barang, dan menyimpan barang.
8. Tentukan Penanggung Jawab Proses
Setelah menentukan langkah-langkah proses, kamu harus menentukan penanggung jawab proses. Penanggung jawab proses adalah orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses dan memastikan bahwa proses berjalan dengan baik.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengelolaan gudang, maka kamu harus menentukan seorang kepala gudang sebagai penanggung jawab proses.
9. Tentukan Durasi Proses
Setelah menentukan penanggung jawab proses, kamu harus menentukan durasi proses. Durasi proses dapat menjadi referensi untuk menentukan target waktu yang realistis.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengolahan data kantor, maka kamu harus menentukan durasi sehari untuk pengolahan data.
10. Tetapkan Target Kinerja
Setelah menentukan durasi proses, kamu harus menetapkan target kinerja. Target kinerja dapat menjadi pedoman untuk mengevaluasi apakah prosedur berjalan dengan baik atau tidak.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengerjaan proyek, maka kamu harus menetapkan target kinerja dalam bentuk kecepatan pengerjaan proyek atau kualitas hasil akhir proyek.
11. Sediakan Alat Pelindung dan Keselamatan
Sebelum mulai prosedur, pastikan kamu telah menyediakan alat pelindung dan keselamatan yang diperlukan. Hal ini penting untuk memastikan keselamatan selama melakukan prosedur.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengelasan, maka kamu harus menyediakan helm pengaman, jaket, dan alas kaki keselamatan.
12. Buat Instruksi Kerja yang Jelas
Setelah menyiapkan alat pelindung dan keselamatan, kamu harus membuat instruksi kerja yang jelas. Instruksi kerja harus memperlihatkan langkah-langkah atau tahapan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan prosedur.
Contohnya, jika kamu ingin membuat instruksi kerja untuk membuat makanan, maka kamu harus membuat daftar bahan, langkah-langkah, dan spesifikasi waktu yang harus dipatuhi.
13. Tetapkan Kondisi yang Harus Dipenuhi
Setelah menentukan instruksi kerja, kamu harus menetapkan kondisi yang harus dipenuhi. Kondisi ini dapat berupa batasan-batasan yang harus dipatuhi dalam proses atau persyaratan yang harus dipenuhi.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengambilan cuti karyawan, maka kamu harus menetapkan batas waktu pengambilan cuti dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan.
14. Buat Contoh Prosedur
Setelah menetapkan kondisi, kamu harus membuat contoh prosedur. Contoh prosedur memperlihatkan bagaimana prosedur dijalankan secara praktis.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur pengendalian kualitas produk, maka kamu harus membuat contoh prosedur yang berisi langkah-langkah pengendalian kualitas produk.
15. Persiapkan Dokumen Pendukung
Sebelum mulai prosedur, pastikan kamu telah menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan. Dokumen pendukung dapat berupa petunjuk atau panduan pengerjaan prosedur.
Contohnya, jika kamu ingin membuat prosedur penerimaan barang, maka kamu harus menyiapkan dokumen pendukung seperti buku penerimaan barang, daftar inventaris, dan daftar harga.
16. Tentukan Metode Evaluasi
Setelah prosedur selesai, kamu harus menetapkan metode evaluasi. Metode evaluasi memungkinkan kamu untuk mengevaluasi keberhasilan prosedur dan memperbaiki kelemahan prosedur.
Contohnya, jika kamu telah membuat prosedur rekonsiliasi keuangan, maka kamu harus menetapkan metode evaluasi seperti memeriksa jurnal umum atau memeriksa laporan keuangan.
17. Lakukan Uji Coba
Sebelum menyebarluaskan prosedur, kamu harus melakukan uji coba terlebih dahulu. Uji coba dapat membantu menemukan kelemahan dan kemungkinan kegagalan prosedur.
Contohnya, jika kamu telah membuat prosedur pengelolaan gudang, maka kamu harus melakukan uji coba pada sistem penyimpanan barang dan proses pengelolaannya.
18. Evaluasi Hasil Uji Coba
Setelah melakukan uji coba, kamu harus mengevaluasi hasil uji coba. Evaluasi ini dapat membantu kamu untuk menemukan kelemahan dan kegagalan prosedur.
Contohnya, jika kamu telah melakukan uji coba pada prosedur pengendalian kualitas produk, maka kamu harus mengevaluasi hasil uji coba dan menemukan kelemahan dan kegagalan yang mungkin terjadi.
19. Koreksi dan Perbaiki Prosedur
Setelah mengevaluasi hasil uji coba, kamu harus memperbaiki prosedur yang memiliki kelemahan atau kegagalan. Koreksi dan perbaikan harus dilakukan secara bertahap dan sistematis.
Contohnya, jika kamu menemukan kelemahan pada prosedur produksi, maka kamu harus memperbaiki masalah tersebut dengan cara penggantian bahan baku atau penyesuaian instruksi kerja.
20. Sebarluaskan dan Monitoring
Setelah prosedur selesai dan berhasil diuji coba, kamu harus sebarluaskan prosedur kepada orang-orang yang terkait dan memonitor proses pelaksanaannya. Hal ini untuk memastikan bahwa prosedur berjalan dengan baik dan ada kemungkinan melakukan perbaikan atau koreksi jika diperlukan.
FAQ
| FAQ | Jawaban |
|---|---|
| Apa itu teks prosedur? | Teks prosedur adalah teks yang berisi langkah-langkah atau tahapan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. |
| Mengapa teks prosedur penting? | Teks prosedur penting karena dapat membantu proses bisnis atau aktivitas sehari-hari menjadi lebih efektif dan efisien. |
| Bagaimana cara menyusun teks prosedur yang baik? | Cara menyusun teks prosedur yang baik antara lain adalah menentukan tujuan teks prosedur, membuat daftar bahan yang diperlukan, menetapkan penanggung jawab proses, dan menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan. |
| Apa yang harus dilakukan jika terdapat kegagalan dalam prosedur? | Jika terdapat kegagalan dalam prosedur, maka kamu harus mengevaluasi hasil uji coba dan memperbaiki prosedur yang memiliki kelemahan atau kegagalan. |
| Apa yang harus dilakukan setelah prosedur berhasil diuji coba? | Setelah prosedur berhasil diuji coba, kamu harus sebarluaskan prosedur kepada orang-orang yang terkait dan memonitor proses pelaksanaannya. |