Cara Membuat Notulensi

>Hello Sohib EditorOnline! Apakah kamu sering ditugaskan untuk membuat notulensi saat rapat atau acara penting di kantor? Jika iya, artikel ini cocok banget buat kamu karena kami akan membahas cara membuat notulensi dengan mudah dan efektif.

Apa itu Notulensi?

Sebelum memulai, mari kita bahas dulu apa itu notulensi. Notulensi adalah catatan tertulis yang berisi ringkasan dari segala hal yang dibicarakan atau diputuskan dalam sebuah rapat atau acara penting. Notulensi sangat penting karena bisa digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat di kemudian hari.

Jadi, bagaimana cara membuat notulensi yang baik dan benar? Simak penjelasannya di bawah ini.

Persiapan Sebelum Membuat Notulensi

Sebelum memulai proses pembuatan notulensi, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Siapkan Alat Tulis

Pastikan kamu membawa alat tulis yang cukup seperti pensil, pulpen, kertas atau buku catatan. Jika kamu suka menggunakan laptop atau tablet, pastikan baterainya sudah terisi penuh.

2. Pahami Agenda Rapat

Agenda rapat adalah hal yang penting untuk dipahami sebelum proses notulensi dimulai. Dengan memahami agenda rapat, kamu bisa memilih dan menentukan hal-hal penting yang perlu dicatat dan dijadikan catatan dalam notulensi.

3. Jangan Lupa Meminta Izin

Sebelum memulai proses notulensi, pastikan kamu sudah meminta izin kepada pimpinan rapat atau penyelenggara acara. Ini bertujuan agar kamu bisa duduk di posisi yang strategis dan mudah mendengarkan segala hal yang dibicarakan di dalam rapat.

Cara Membuat Notulensi

Setelah melakukan persiapan, kini saatnya memulai proses pembuatan notulensi. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Catat Tanggal dan Waktu Rapat

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah mencatat tanggal dan waktu rapat. Hal ini akan membantu kamu dalam menentukan kronologi perbincangan yang terjadi selama rapat berlangsung.

2. Tulis Nama Pimpinan Rapat dan Peserta Rapat

Selanjutnya, tulis nama pimpinan rapat dan peserta rapat. Jangan lupa mencantumkan jabatan atau posisi mereka agar mudah dikenali dalam notulensi.

3. Buat Ringkasan dari Segala Hal yang Dibicarakan

Pada bagian ini, tuliskan ringkasan dari segala hal yang dibicarakan selama rapat berlangsung. Cobalah untuk tidak menuliskan terlalu banyak detail, cukup tuliskan poin-poin penting saja.

4. Tuliskan Keputusan atau Kesimpulan yang Diambil

Setelah mencatat poin-poin penting perbincangan, selanjutnya tuliskan keputusan atau kesimpulan yang diambil selama rapat. Pastikan kamu menulis secara singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh orang lain.

5. Berikan Penanda untuk Setiap Topik

Untuk mempermudah pembacaan, berikan penanda untuk setiap topik yang dibahas. Misalnya menggunakan angka atau huruf agar bisa dibaca dan dipahami dengan lebih mudah.

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Apakah Notulensi itu Penting?

Ya, notulensi sangat penting terutama untuk acara atau rapat penting. Notulensi bisa digunakan sebagai bukti jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat di kemudian hari. Selain itu, notulensi juga membantu dalam menentukan keputusan yang diambil selama rapat.

2. Apa yang Harus Dicatat dalam Notulensi?

Dalam notulensi, kamu harus mencatat hal-hal penting seperti informasi tentang topik yang dibahas, keputusan yang diambil, serta informasi terkait nara sumber yang hadir dalam rapat. Jangan lupa juga untuk menambahkan tanggal dan waktu rapat serta detail informasi tentang pimpinan rapat dan peserta rapat.

3. Siapa yang Harus Membuat Notulensi?

Notulensi biasanya dibuat oleh sekretaris atau staf administrasi yang ditunjuk untuk melakukan tugas ini. Namun, jika tidak ada sekretaris atau staf administrasi, notulensi bisa dibuat oleh peserta rapat yang terampil dan terbiasa membuat catatan tertulis.

Tips Membuat Notulensi yang Baik

Berikut adalah tips-tips yang bisa digunakan untuk membuat notulensi yang baik:

1. Dengarkan dengan Baik

Pastikan kamu selalu mendengarkan dengan baik apa yang dibicarakan dalam rapat. Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas atau membingungkan.

2. Prioritaskan Hal yang Penting

Prioritaskan hal yang penting dalam notulensi. Jangan mencatat semua yang dibicarakan dalam rapat karena akan membuat notulensi terlalu panjang dan sulit dibaca.

3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami

Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh orang lain. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau formal agar notulensi bisa dipahami oleh semua orang.

4. Gunakan Format yang Jelas dan Rapi

Pastikan kamu menggunakan format yang jelas dan rapi dalam notulensi. Gunakan penanda yang jelas untuk setiap topik dan usahakan untuk membuat paragraf yang tidak terlalu panjang.

Conclusion

Sekarang kamu sudah tahu cara membuat notulensi dengan mudah dan efektif. Selalu ingat untuk mempersiapkan diri sebelum memulai proses pembuatan notulensi, dan gunakan tips-tips yang telah kami bagi di atas untuk membuat notulensi yang baik dan benar.

No.	Topik
1	Persiapan Sebelum Membuat Notulensi
2	Cara Membuat Notulensi
3	Frequently Asked Questions (FAQ)
4	Tips Membuat Notulensi yang Baik
5	Conclusion

Cara Membuat Notulensi