Cara Menggunakan Telepon Kantor: Panduan Lengkap untuk Sohib EditorOnline

>Selamat datang Sohib EditorOnline! Di era digital seperti sekarang, telepon kantor masih menjadi salah satu alat komunikasi yang paling umum digunakan di kantor. Meskipun banyak orang mulai beralih ke aplikasi chatting atau video conference, namun telepon kantor masih menjadi alat yang efektif untuk menghubungi rekan kerja atau klien. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap tentang cara menggunakan telepon kantor agar Sohib EditorOnline dapat lebih ahli dalam menggunakan alat ini.

1. Cara Menjawab Telepon Kantor

Saat telepon kantor berdering, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum menjawabnya:

1. Periksa nomor yang muncul di layar telepon. Pastikan Anda mengenali nomor tersebut sebelum menjawab.
2. Ucapkan salam dengan sopan ketika menjawab telepon.
3. Jangan terlalu cepat atau terlalu lambat dalam menjawab telepon. Usahakan menjawab dalam waktu tiga sampai empat dering.

Jika Anda sedang makan atau sedang sibuk dengan tugas lainnya, Anda dapat memilih untuk tidak menjawab telepon tersebut dan membiarkan telepon tersebut dialihkan ke mailbox atau secretary.

2. Cara Menelepon dengan Telepon Kantor

Untuk menelepon menggunakan telepon kantor, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pastikan telepon kantor sudah terhubung dengan jalur telepon.
2. Tekan nomor yang ingin Anda hubungi.
3. Ucapkan salam ketika orang di seberang telepon menjawab.
4. Berikan pengantar tentang tujuan panggilan Anda.
5. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih setelah selesai melakukan panggilan.

3. Cara Mengirim Pesan Suara

Jika Anda ingin meninggalkan pesan suara, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tunggu sampai mailbox muncul di layar telepon.
2. Ikuti instruksi mailbox untuk meninggalkan pesan suara.
3. Beri tahu nama dan nomor telepon Anda ketika diminta untuk memberikan informasi kontak.
4. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih setelah selesai meninggalkan pesan suara.

4. Cara Menjawab Panggilan Masuk dari Ekstensi dan Transfer Panggilan

Ketika Anda menerima panggilan dari rekan kerja atau klien di ekstensi lain, Anda dapat melakukan transfer panggilan agar orang yang dihubungi dapat terhubung langsung dengan penerima panggilan.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukan transfer panggilan:

1. Terima panggilan dari ekstensi yang dihubungi.
2. Tekan tombol “Transfer” atau “Tran”.
3. Masukkan nomor ekstensi atau nomor telepon tujuan.
4. Tekan tombol “Transfer” atau “Tran” lagi.

Jika ingin mengalihkan panggilan ke mailbox atau rekan kerja yang lain, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Transfer” atau “Tran”.
2. Masukkan nomor mailbox atau nomor telepon rekan kerja yang ingin dihubungi.
3. Tekan tombol “Transfer” atau “Tran” lagi.

5. Cara Mengatur Ringtone dan Volume Suara Telepon Kantor

Untuk mengatur ringtone dan volume suara telepon kantor, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Options” atau “Opt” pada layar telepon.
2. Pilih menu “Settings” atau “Set”.
3. Pilih menu “Ringtone” atau “Ring”.
4. Pilih ringtone yang diinginkan.
5. Atur volume suara telepon kantor pada menu “Volume” atau “Vol”.

6. Cara Menghubungi Bagian-bagian di Kantor

Jika ingin menghubungi bagian-bagian di kantor seperti HRD, bagian IT, atau bagian keuangan, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Directory” atau “Dir” pada layar telepon.
2. Cari bagian yang ingin dihubungi melalui “Search” atau “Find”.
3. Tekan tombol “Dial” atau “D” untuk menghubungi nomor bagian tersebut.

7. Cara Membatalkan Panggilan

Jika ingin membatalkan panggilan yang sedang dilakukan atau dipersiapkan, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Cancel” atau “Can” pada layar telepon.
2. Tunggu sampai layar menampilkan pesan “Panggilan dibatalkan” atau “Cancelled”.

8. Cara Mematikan Telepon Kantor

Jika ingin mematikan telepon kantor, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Off” atau “O” pada layar telepon.
2. Tunggu sampai layar menampilkan pesan “Telepon dimatikan” atau “Off”.

9. Cara Merekam Panggilan

Jika ingin merekam percakapan pada panggilan yang sedang berlangsung, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Record” atau “Rec” pada layar telepon.
2. Tunggu sampai layar menampilkan pesan “Perekaman dimulai” atau “Recording”.
3. Tekan tombol “Stop” atau “S” untuk menghentikan perekaman.

10. Cara Memindahkan Panggilan ke Headset atau Speakerphone

Jika ingin memindahkan panggilan ke headset atau speakerphone, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan tombol “Headset” atau “SP” pada layar telepon.
2. Pilih headset atau speakerphone yang diinginkan.
3. Tekan tombol “Transfer” atau “Tran” untuk memindahkan panggilan.

FAQ

Pertanyaan	Jawaban
Apakah telepon kantor hanya bisa digunakan di kantor?	Ya, telepon kantor memerlukan koneksi jalur telepon lokal sehingga hanya bisa digunakan di kantor.
Apakah telepon kantor bisa digunakan untuk menelepon nomor telepon seluler?	Ya, telepon kantor bisa digunakan untuk menelepon nomor telepon seluler.
Bisakah saya menggunakan telepon kantor untuk melakukan panggilan konferensi?	Ya, telepon kantor bisa digunakan untuk melakukan panggilan konferensi dengan rekan kerja atau klien.
Apakah telepon kantor bisa merekam panggilan secara otomatis?	Tergantung pada fitur yang tersedia pada telepon kantor. Namun, biasanya perlu dilakukan pengaturan khusus untuk mengaktifkan fitur tersebut.
Bagaimana jika saya lupa nomor ekstensi rekan kerja?	Anda dapat mencari nomor ekstensi rekan kerja menggunakan fitur direktori pada telepon kantor.

Cara Menggunakan Telepon Kantor: Panduan Lengkap untuk Sohib EditorOnline